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チャットでの「伝わる」伝え方 実践まとめ

※ この記事は「AltPlus Advent Calendar 2017」の15日目の記事です。

id:aptake です。

サーバサイドのエンジニアを担当しています。

弊社ではChatWorkを利用しており、テキストでのコミュニケーションが日常茶飯事です。
テキストを通して伝えていくわけですが、相手に伝えたからといって、意図通り正しく伝わっているかといえばそれはわかりません。伝え方次第です。
今回は、チャットでの「伝わる」伝え方について実践していることをまとめます。

使うもの

  • テキストエディタ(使い慣れたもので問題ありません)

1. 用件・主題を考える

  • 最低限必要なものにして最重要なもの
  • 一番伝えたいことは何か
  • 相手にどうしてほしいのか
  • 相手の反応についてもある程度想定する

2. 動機・背景を考える

  • 何故、伝える必要が起きたのか
  • 急を要するなら伝えなくても良いし、事後に伝えるでも良いと思うが、あればその後のコミュニケーションが円滑になる

3. 書き出す

  • 伝えたい内容をテキストエディタに箇条書きする
  • 伝える順序や体裁はいったんここでは考えない、出し切ることが大事

4. 書き出したものを整理する

整理の際には以下のことを考える。

1. 相手の持つ知識範囲

  • 相手の持つ知識で理解できる言葉を選ぶ
  • 相手の役割が何かを考えると、ある程度見えてくる

2. 言葉の使い方は正しいか

  • 不安になったら調べる(使い慣れない言葉は特に)
  • 間違った使い方が広まっている言葉もあるので注意

3. 感情の排除

  • 感情が含まれると本当に伝わってほしいことが伝わりにくくなる
  • 苦労や思い入れなどがあっても我慢してほしい

4. 不要なものは削る

  • 内容は簡潔に、読むにもコストが発生する

5. 伝わるようにソートする

  • 書き出したものをカット&ペーストして入れ替える、これを繰り返す
  • ソートのコツは、
    1. 用件・主題は最初に持ってくること
    2. 伝える内容が、それまでに伝えてきた内容を踏まえていること

何故ここまでするのか

誤解を生まないためです。
誤解が生じれば、その後に影響を及ぼします。発見が遅れればそれだけ影響も大きくなります。
それを取り戻すために余計なコストが発生します。余計なコミュニケーションも発生してしまいます。
それらを未然に防ぐためにも、伝え方は重要です。

最後に

今回、「伝わる」伝え方について書こうと思った理由を述べます。
それは、学校も含めて誰からもまともに教わる機会が無かったからです。

「伝わる」ことの重要性に気付いたのは、社会に出てから数年後のことでした。
また、その折に『理科系の作文技術』という本の存在を知りました。
本書はドキュメント作成を意識したもので、内容もちょっと古いのですが、今でも通用するものは多いと感じました。
ここまでまとめてきた点についても、本書を参考にしている部分があります。
題には「理科系」とありますが、理科系でなくても読む価値は充分あると思います。

最後の最後に、今回は「伝わる」ことを重視しているので、テキストの面白さは追求しませんでした。
それはまた別の技術になると考えています。