※ この記事は「AltPlus Advent Calendar 2017」の15日目の記事です。
id:aptake です。
サーバサイドのエンジニアを担当しています。
弊社ではChatWorkを利用しており、テキストでのコミュニケーションが日常茶飯事です。
テキストを通して伝えていくわけですが、相手に伝えたからといって、意図通り正しく伝わっているかといえばそれはわかりません。伝え方次第です。
今回は、チャットでの「伝わる」伝え方について実践していることをまとめます。
使うもの
- テキストエディタ(使い慣れたもので問題ありません)
1. 用件・主題を考える
- 最低限必要なものにして最重要なもの
- 一番伝えたいことは何か
- 相手にどうしてほしいのか
- 相手の反応についてもある程度想定する
2. 動機・背景を考える
- 何故、伝える必要が起きたのか
- 急を要するなら伝えなくても良いし、事後に伝えるでも良いと思うが、あればその後のコミュニケーションが円滑になる
3. 書き出す
- 伝えたい内容をテキストエディタに箇条書きする
- 伝える順序や体裁はいったんここでは考えない、出し切ることが大事
4. 書き出したものを整理する
整理の際には以下のことを考える。
1. 相手の持つ知識範囲
- 相手の持つ知識で理解できる言葉を選ぶ
- 相手の役割が何かを考えると、ある程度見えてくる
2. 言葉の使い方は正しいか
- 不安になったら調べる(使い慣れない言葉は特に)
- 間違った使い方が広まっている言葉もあるので注意
3. 感情の排除
- 感情が含まれると本当に伝わってほしいことが伝わりにくくなる
- 苦労や思い入れなどがあっても我慢してほしい
4. 不要なものは削る
- 内容は簡潔に、読むにもコストが発生する
5. 伝わるようにソートする
- 書き出したものをカット&ペーストして入れ替える、これを繰り返す
- ソートのコツは、
- 用件・主題は最初に持ってくること
- 伝える内容が、それまでに伝えてきた内容を踏まえていること
何故ここまでするのか
誤解を生まないためです。
誤解が生じれば、その後に影響を及ぼします。発見が遅れればそれだけ影響も大きくなります。
それを取り戻すために余計なコストが発生します。余計なコミュニケーションも発生してしまいます。
それらを未然に防ぐためにも、伝え方は重要です。
最後に
今回、「伝わる」伝え方について書こうと思った理由を述べます。
それは、学校も含めて誰からもまともに教わる機会が無かったからです。
「伝わる」ことの重要性に気付いたのは、社会に出てから数年後のことでした。
また、その折に『理科系の作文技術』という本の存在を知りました。
本書はドキュメント作成を意識したもので、内容もちょっと古いのですが、今でも通用するものは多いと感じました。
ここまでまとめてきた点についても、本書を参考にしている部分があります。
題には「理科系」とありますが、理科系でなくても読む価値は充分あると思います。
最後の最後に、今回は「伝わる」ことを重視しているので、テキストの面白さは追求しませんでした。
それはまた別の技術になると考えています。